Le président, les scrutateurs et le secrétaire sont les personnes qui assistent à l'assemblée générale ordinaire. En début de séance le président de l'assemblée est élu à la majorité de tous les copropriétaires qui sont présents ou représentés. Le syndic assure le secrétariat de la séance et ne peut être président de cette séance. Un ou plusieurs scrutateurs peuvent être nommés à l'assemblée, leur rôle est de surveiller que l'assemblée générale ordinaire se déroule comme prévue.
Le nom des participants et le nombre de voix qu'ils représentent sont notés sur une feuille par le secrétaire, c'est la feuille de présence, elle sera annexée au procès-verbal.
La loi interdit le vote par correspondance. Les copropriétaires qui ne peuvent être présents à l'assemblée peuvent déléguer leurs droits de vote à un tiers. Une personne qui reçoit un mandat de vote ne peut en recevoir plus de trois sauf si le total des voix dont il dispose ne dépasse pas 5 % des voix du syndicat. Le mandataire peut être copropriétaire ou étranger à la copropriété, toutefois le syndic, son conjoint et ses employés ne peuvent être mandataires.
L'assemblée générale est régulièrement convoquée et tenue. Elle délibère sur les questions qui ont été inscrites à l'ordre du jour. Une question non inscrite à l'ordre du jour ne peut être discutée pendant la tenue de cette assemblée générale sous risque de nullité de la résolution. Cependant, l'assemblée peut discuter d'une question non inscrite à l'ordre du jour mais il n'est pas possible que cette discussion soit conclue par un vote.
Un ordre du jour complémentaire peut être valable lorsque celui-ci a été demandé par ou plusieurs copropriétaires ou le conseil syndical par lettre recommandée avec accusé de réception, si celui-ci a été reçu avant le lancement de la convocation à l'assemblée.
Droit de vote
Chaque copropriétaire dispose d'un droit de vote en assemblée générale proportionnelle à son nombre de tantièmes qu'il dispose dans la copropriété.
De manière générale un tantième égale une voix c'est à dire chaque tantième correspond à sa quote-part de parties communes.
On définit tantième spécial, un tantième qui correspond à certains lots de copropriété. Si ses tantièmes spéciaux existent dans la copropriété, les charges d'entretien des parties communes affectées de tantièmes spéciaux doivent être prises en charge par les copropriétaires qui possèdent ces tantièmes spéciaux.
Ceci est également le cas pour des charges d'éléments d'équipements comme des charges d'ascenseurs par exemple. Seules les copropriétaires titulaires de tantièmes spéciaux ont la possibilité de voter sur les décisions qui les concernent, par un vote distinct. Les voix sont fonctions des tantièmes spéciaux.
En cas de copropriétaires majoritaires, c'est à dire lorsque le copropriétaire dispose d'au moins la moitié des tantièmes de la copropriété, son nombre de voix est réduit au nombre de voix des autres copropriétaires. Ainsi il ne peut prendre seule une décision. Cette règle peut toutefois conduire à une situation de blocage, lorsque les copropriétaires ne sont que deux.
